Co dzieje się z zapytaniem po kliknięciu „wyślij”?
Nasz własny system. Jedno miejsce na formularz, mail i telefon. Każde zgłoszenie ma właściciela, status i termin, a potem przechodzi przez wycenę, realizację i fakturę.
Flow budujemy pod Twoją firmę: Twoje nazwy, Twoje etapy, Twoje pola. Nie dostajesz pustego CRM-a do wypełnienia.
Firma nie traci zleceń dlatego, że brakuje zapytań. Traci je między zapytaniem a odpowiedzią.
Zapytanie przeleżało w skrzynceWpadło w piątek po 16, w poniedziałek klient miał już wycenę od kogoś innego. Przy płatnym ruchu to podwójna strata.
Excel, który zna tylko jedna osobaArkusz z zamówieniami działa do momentu, w którym ta osoba idzie na urlop. Wtedy okazuje się, że reszta firmy nie wie, co jest w toku.
Nie wiadomo, kto się tym zajmujeKażdy myśli, że ktoś inny odpisał. Klient dzwoni po tygodniu i słyszy pytanie, w jakiej sprawie.
Nie wiesz, na czym stoi zlecenieŻeby odpowiedzieć klientowi, trzeba obdzwonić dwie osoby i przeszukać skrzynkę. Status jest w czyjejś głowie, nie w systemie.
Faktury wystawiane z pamięciPo realizacji ktoś musi przypomnieć sobie zakres i ustalenia. Część prac dodatkowych po prostu przepada.
Systemy, które ze sobą nie rozmawiająFormularz osobno, kalendarz osobno, księgowość osobno. Te same dane przepisujesz trzy razy i trzy razy możesz się pomylić.
Flow nie wymaga zmiany sposobu pracy. Przenosi to, co już robisz, w jedno miejsce, w którym widać, co jest w toku.
Pokażemy Flow na Twoim przykładziePrześledź drogę jednego zapytania.
Kliknij etap po lewej. Po prawej zobaczysz, co w tym momencie robi system i co widzi Wasz klient. To ten sam przebieg, który ustawiamy pod Waszą branżę.
Zgłoszenie wpada z dowolnego kanału i od razu ma numer
Formularz ze strony, mail na firmową skrzynkę, telefon zapisany przez osobę w biurze, wiadomość z Facebooka. Wszystko ląduje na jednej liście, w tej samej postaci, z datą i źródłem.
Zakłada zgłoszenie, przypisuje numer, wyciąga z treści dane kontaktowe i wstępnie podpowiada kategorię. Jeśli klient pisał już wcześniej, podpina historię.
Potwierdzenie przyjęcia z numerem sprawy w kilka sekund, a nie ciszę do poniedziałku. To jedno wystarcza, żeby przestał szukać dalej.
Ktoś konkretny odpowiada za ten temat
Zgłoszenie dostaje właściciela i termin kolejnego kroku. Nie ma stanu, w którym każdy zakłada, że odpisał ktoś inny, i nie ma szukania po skrzynkach, kto to prowadzi.
Przypisuje osobę według reguły, którą ustalamy z Wami: rodzaj usługi, rejon, dyżur. Pilnuje terminu i przypomina, zanim zrobi się niezręcznie.
Odpowiedź od konkretnej osoby, która zna sprawę. Przy kolejnym telefonie nie musi opowiadać wszystkiego od nowa.
Wycena powstaje na tym, co już jest w systemie
Zakres, ustalenia i pliki siedzą przy zgłoszeniu, więc nikt nie odtwarza rozmowy z pamięci. Wycena idzie z Waszego szablonu i zostaje zapisana przy sprawie.
Podstawia dane klienta i zakres do szablonu, liczy pozycje, zapisuje wersję. Widać, kiedy wycena poszła i czy klient ją otworzył.
Konkretną wycenę z rozbiciem na pozycje, a nie kwotę rzuconą przez telefon, do której potem obie strony mają inne wspomnienia.
Realizacja ze statusem, który widzi cała firma
Zlecenie przechodzi przez Wasze etapy: przyjęte, w robocie, u klienta, do odbioru. Kto pyta, ten widzi, na czym stoi, bez obdzwaniania zespołu.
Trzyma terminy, przypisania i notatki z realizacji. Prace dodatkowe dopisuje się od razu przy zleceniu, więc nie przepadają przy fakturze.
Informację o terminie i ewentualnej zmianie, zanim sam zadzwoni z pytaniem. To jest ta część, po której klienci wracają.
Rozliczenie, a zaraz po nim prośba o opinię
Faktura powstaje z zakresu zapisanego przy zleceniu, razem z pracami dodatkowymi. Po odbiorze idzie krótka prośba o opinię, w najlepszym możliwym momencie: gdy klient jest zadowolony.
Przekazuje zakres do faktury, pilnuje płatności i wysyła przypomnienie. Zamyka sprawę i zostawia całą historię przy kliencie.
Fakturę zgodną z ustaleniami i jedno kliknięcie do wystawienia opinii. Jeśli macie breloki NFC, ten krok dzieje się jeszcze na miejscu.
Co Flow robi w firmie.
Nie wszystko naraz. Zaczynamy od jednego procesu, który najbardziej boli, i dokładamy kolejne.
Cichex: transfery od zapytania po rozliczenie w jednym miejscu.
Firma wozi klientów na lotniska i obsługuje transfery premium. Zapytania przychodziły mailem, telefonem i z formularza, a kursy planowało się w arkuszu i w głowie kierowcy.
Jak wdrażamy Flow.
Nie wrzucamy Wam gotowego systemu do wypełnienia. Najpierw siadamy i rozpisujemy, jak naprawdę wygląda droga zgłoszenia w Waszej firmie.
Rozmowa o Waszym procesie
Pytamy, skąd przychodzą zapytania, kto je odbiera, co się dzieje dalej i gdzie najczęściej coś się gubi. Rysujemy to razem, po Waszemu.
Twój czas: godzina rozmowyProfil branżowy i słownik nazw
Ustalamy etapy, pola i nazwy, których używacie. Flow ma mówić Waszym językiem, bo wtedy nie trzeba szkolić ludzi z obsługi systemu.
Po naszej stroniePierwszy proces na żywo
Uruchamiamy jeden proces, ten, który najbardziej boli. Zwykle to droga od zapytania do wyceny. Reszta zostaje po staremu, dopóki ten nie zadziała.
Twój czas: 30 minut szkoleniaDokładanie modułów
Realizacja, faktury, integracje ze sklepem albo kalendarzem, moduły dedykowane pod Waszą branżę. Każdy dokładany wtedy, gdy poprzedni już się przyjął.
Kolejne tygodnieOpieka i rozwój
Zgłoszenia na jeden adres, odpowiedź w 24 h. Flow rozwija się razem z firmą: dochodzi nowa usługa, dochodzi nowy etap.
Na stałeNajczęściej zadawane pytania o Flow.
Czym Flow różni się od zwykłego CRM-a?
Gotowy CRM zakłada, że dopasujesz firmę do systemu. Flow działa odwrotnie: bazę mamy jedną, ale każda firma dostaje własny profil branżowy, własne etapy, własne nazwy i moduły, których faktycznie używa. Dlatego wdrożenie nie zaczyna się od szkolenia z obsługi systemu, tylko od rozmowy o Waszym procesie.
Ile osób może z tego korzystać?
Od jednej do całego zespołu, z podziałem na role. Ktoś widzi tylko swoje zlecenia, ktoś inny całą firmę. Dostęp jest przez przeglądarkę, więc działa też na telefonie w terenie.
Czy musimy zmienić sposób pracy?
Nie. Celowo zaczynamy od jednego procesu i Waszych nazw, żeby ludzie nie musieli się niczego uczyć od nowa. Kolejne moduły dokładamy dopiero, gdy pierwszy się przyjmie.
Co z naszymi danymi?
Dane firmy są w Waszej instancji, na serwerze, do którego macie dostęp. Eksport jest zawsze możliwy. Nie handlujemy danymi i nie używamy ich do niczego poza obsługą Waszego systemu.
Czy Flow korzysta z AI?
Tam, gdzie oszczędza czas: streszczenie długiego maila, wstępne przypisanie zgłoszenia, propozycja odpowiedzi. Zawsze jako podpowiedź do zatwierdzenia przez człowieka. Nie pozwalamy AI wysyłać niczego do klienta samodzielnie.
Ile kosztuje Flow?
Zależy od liczby procesów, modułów i integracji. Wycena powstaje po rozmowie o procesie, bo dopiero wtedy wiadomo, co naprawdę trzeba zbudować. Zawsze mówimy też, kiedy Flow jest u kogoś przerostem formy nad treścią i wystarczy uporządkowanie poczty.