Dodatek do klocka 4 · obsługa zapytań

Mniej przepisywania. Szybsza odpowiedź dla klienta.

Wdrażamy AI tam, gdzie firma traci czas: przy odpowiadaniu na te same pytania, przepisywaniu danych z maili i pilnowaniu, żeby żaden temat nie zginął. Najpierw sprawdzamy, gdzie to ma sens, potem łączymy z narzędziami, które już macie.

Sprawdźmy, co da się zautomatyzować Zobacz, co AI robi z mailem

Bez pustego hype'u. Jeśli w Twojej firmie AI nie ma czego odciążyć, powiemy to na pierwszej rozmowie.

1 przepływzamiast kilku narzędzi, które się nie łączą

człowiekzatwierdza wszystko, co idzie do klienta

RODOustawione przy wdrożeniu, nie po problemie

Firma nie traci czasu na trudne sprawy. Traci go na te same, powtarzane codziennie.

Te same pytania pięć razy dziennieIle kosztuje, jaki termin, czy robicie w mojej okolicy. Ktoś w firmie odpisuje na to ręcznie, zamiast zajmować się klientami gotowymi do zakupu.

Przepisywanie z maila do arkuszaDane klienta, adres, zakres, termin. Kopiowane ręcznie z maila do arkusza, potem do kalendarza i faktury. Każde przepisanie to szansa na pomyłkę.

Zapytanie przeleżało weekendPrzyszło w piątek wieczorem, ktoś je zobaczył w poniedziałek po południu. Klient w tym czasie dostał już ofertę od kogoś innego.

Każdy odpowiada inaczejJedna osoba pisze konkretnie, druga zapomina o cenie, trzecia o terminie. Klient dostaje inny obraz firmy w zależności od tego, kto akurat odpisał.

Narzędzia, które się ze sobą nie łącząKilka subskrypcji, kilka logowań, a i tak wszystko spina człowiek z Excelem. Automatyzacja działa do pierwszej zmiany, potem nikt nie umie jej poprawić.

Dane klientów w przypadkowych miejscachTreść maili wklejana do darmowych narzędzi AI bez zastanowienia, gdzie trafia. Wygodne, dopóki ktoś nie zapyta o RODO.

AI nie zastąpi rozmowy z klientem. Może za to zdjąć z zespołu wszystko, co dzieje się przed nią i po niej.

Pokaż, co Was najbardziej spowalnia

Zobacz, co AI robi z jednym mailem.

Klient pisze jak człowiek, a nie jak formularz. AI wyciąga z tego konkrety, zapisuje je tam, gdzie pracujecie, i przygotowuje odpowiedź, którą człowiek tylko zatwierdza.

MMarek, Budmardo: biuro@twojafirma.pl · 21:47

Strona dla firmy

Dzień dobry, prowadzimy firmę budowlaną w Gdyni i potrzebujemy nowej strony, bo obecna nie przynosi zapytań. Budżet mamy około 8 tys., chcielibyśmy ruszyć do marca. Czy możemy porozmawiać w czwartek? Pozdrawiam, Marek

Nowe zapytaniepriorytet: wysoki

KlientBudmar, Marek

Tematstrona firmowa

Branża, miastobudowlana, Gdynia

Budżetok. 8 000 zł

Terminstart do marca

Następny krokrozmowa w czwartek

Szkic odpowiedziczeka na akceptację

Dzień dobry Panie Marku, dziękujemy za wiadomość. Czwartek pasuje, proponujemy 10:00 albo 13:00. Przed rozmową zajrzymy na obecną stronę, żeby od razu powiedzieć, co blokuje zapytania.

AI nie wysyła niczego do klienta samo. Przygotowuje, porządkuje i przypomina, a decyzję zostawia człowiekowi.

Co możemy wdrożyć.

Nie wszystko naraz. Zaczynamy od jednej rzeczy, która zabiera najwięcej czasu, i dokładamy kolejne, gdy pierwsza działa.

Wstępne odpowiedzi na zapytaniaAI przygotowuje szkic odpowiedzi z Twoją ceną, terminami i zasadami. Człowiek czyta, poprawia jednym kliknięciem i wysyła.

Porządkowanie zapytań z formularza i mailaZ luźnej wiadomości powstaje karta: kto, co, gdzie, za ile, na kiedy. Od razu wiadomo, czego brakuje do wyceny.

Powiadomienia do właściwej osobyZapytanie o montaż trafia do montażysty, o fakturę do księgowości. Na maila albo komunikator, z przypomnieniem, jeśli nikt nie zareaguje.

Dane prosto do arkusza, CRM albo FlowBez przepisywania. Kontakt, zakres i status lądują tam, gdzie pracujecie, a nie w kolejnym narzędziu do sprawdzania.

Umawianie terminówKlient dostaje link do wolnych terminów w odpowiedzi, a spotkanie samo trafia do kalendarza z przypomnieniem.

Chatbot na stronie, który zna ofertęOdpowiada na pytania o usługi, ceny orientacyjne i terminy na podstawie Twoich materiałów, a trudniejsze sprawy przekazuje człowiekowi.

Streszczenia rozmów i długich mailiZ wątku na dwadzieścia wiadomości zostaje pięć zdań: czego klient chce, co ustalono i co jest do zrobienia.

Kontrola i dane pod RODOUstalamy, gdzie przetwarzane są dane, co AI może zrobić samo, a co zawsze zatwierdza człowiek. Przed startem, nie po problemie.

Najpierw sens, potem automatyzacja.

AI wdrażamy tam, gdzie ma konkretne zadanie: oszczędzać czas, skracać czas odpowiedzi albo porządkować informacje.

Mapujemy proces

Skąd przychodzą zapytania, kto je obsługuje, gdzie trafiają dane i w którym miejscu robi się chaos. Rysujemy to razem, po Waszemu.

Twój czas: godzina rozmowy

RrozmowaMmapa procesu

Wybieramy, co automatyzować najpierw

Jedna rzecz, która zabiera najwięcej czasu. Mówimy też wprost, czego na tym etapie nie ma sensu ruszać.

Po naszej stronie

Pplan

Łączymy narzędzia

Formularz, poczta, arkusz, CRM albo Flow, kalendarz i elementy AI w jeden przepływ. Na Waszych kontach, nie na naszych.

1–3 tygodnie

IintegracjeAIasystent AI

Testujemy na prawdziwych zapytaniach

Sprawdzamy odpowiedzi AI na realnych przykładach, poprawiamy ton i zasady. Potem pilnujemy, żeby działało także po zmianach.

Twój czas: akceptacje

Ttesty24opieka 24 h

Zobacz też.

Flow: system do obsługi zapytańAI działa najlepiej w parze z Flow. Zapytanie od razu trafia do właściwego etapu i osoby.

Chatboty na stronęAsystent, który odpowiada klientom na podstawie Twojej oferty i przekazuje trudne sprawy człowiekowi.

Automatyzacja procesówPowtarzalne zadania w firmie: od zapytania, przez dokumenty, po powiadomienia.

AI dla firmGdzie AI realnie oszczędza czas w małej i średniej firmie, a gdzie jest tylko modą.

Najczęściej zadawane pytania o AI w firmie.

Czy AI będzie samo odpisywać klientom?

Nie, chyba że wprost tego chcesz przy prostych sprawach, jak potwierdzenie terminu. Domyślnie AI przygotowuje szkic, a człowiek go zatwierdza. Dzięki temu odpowiedzi są szybsze, ale nadal Wasze.

Czy to jest bezpieczne dla danych klientów?

Ustalamy to przed startem: gdzie przetwarzane są dane, na jakich kontach, co może trafić do modelu AI, a co nie. Wszystko na Waszych kontach i zgodnie z RODO, a nie w przypadkowym darmowym narzędziu.

Czy muszę zmieniać narzędzia, których używamy?

Zwykle nie. Łączymy to, co już macie: pocztę, arkusz, kalendarz, CRM. Jeśli okaże się, że brakuje miejsca na zapytania, proponujemy Flow, ale to nie jest warunek.

Od czego zacząć?

Od jednej rzeczy, która zabiera najwięcej czasu. Najczęściej to porządkowanie zapytań i szkice odpowiedzi. Efekt widać po pierwszym tygodniu, a kolejne automatyzacje dokładamy później.

Ile to kosztuje?

Zależy od liczby procesów i integracji. Wycena powstaje po rozmowie o tym, jak dziś wygląda obsługa zapytań. Nie dajemy zaporowej ceny, tylko plan pod budżet, który masz dzisiaj.